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Verfahrensdokumentation

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Verfahrensdokumentation: vom Betriebsprüfungsrisiko zum optimalen Arbeitsablauf

Für die meisten Ärzte und Zahnärzte ist „Verfahrensdokumentation“ noch ein Fremdwort. Das ändert sich schlagartig, wenn sich ein Betriebsprüfer ankündigt und die Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation gemäß GoBD anfordert. Denn seit Anfang 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, die auch Freiberufler verpflichten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und aktuell vorlagebereit zu halten.

Das passt ins Bild: im Jahr 2013 hat der Bundesrechnungshof die Finanzverwaltung aufgefordert, Arzt- und Zahnarztpraxen verstärkt zu prüfen. Dieser Aufforderung sind die Finanzämter gefolgt und nun durch eine systematische Aus- und Weiterbildung von spezialisierten Prüfern und der Sammlung und Strukturierung von relevanten Hintergrundinformationen wesentlich besser auf die spezifischen Belange von Arzt- und Zahnarztpraxen eingestellt, als dies noch vor einigen Jahren der Fall war. So wird der Prüfer heute z.B. nach dem verwendeten Praxisprogramm fragen, um anhand der eigenen Unterlagen prüfen zu können, welche „Optionen“ bei der Rechnungsstellung zur Verfügung standen. Zudem hat sich die steuerliche Problematik von Arzt- und Zahnarztpraxen durch die Themen Umsatzsteuer und Gewerbesteuer deutlich verschärft.

Vom Grundsatz her gilt: Jeder Unternehmer ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Ein Prüfer muss die Buchführungsorganisation in angemessener Zeit prüfen und verstehen können. Entdeckt der Prüfer Mängel, darf er die Buchführung bzw. die Aufzeichnungen verwerfen und empfindliche Hinzuschätzungen vornehmen.

Allein eine fehlende oder nicht ausreichende Verfahrensdokumentation ist jedoch kein Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt ist. Konkret bedeutet das: Liegen keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vor und stimmt die Buchführung inhaltlich, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung.

Andererseits: Zeigen sich bei der Buchführung deutliche Mängel, wird das Fehlen einer Verfahrensdokumentation verschärfend gewertet, weil der Arzt oder Zahnarzt diesem Thema offenbar nicht die erforderliche Aufmerksamkeit gewidmet hat.

 

Wie also kann der Arzt oder Zahnarzt reagieren?

  • Er kann das Problem ignorieren und hoffen, dass es bei der nächsten Betriebsprüfung, die vielleicht nur alle 15 Jahre kommt, schon gut gehen wird.
  • Er kann die formelle Verpflichtung erfüllen und eine Verfahrensdokumentation erstellen, die ggf. vorgelegt werden kann. Wie diese Verfahrensdokumentation konkret aussehen muss, ist nicht definiert. Ggf. kann auch eine „schlanke“ Version die behördlichen Anforderungen erfüllen.
  • Er kann aus der Not eine Tugend machen und das Thema „Verfahrensdokumentation“ zum Anlass nehmen zu überprüfen, ob seine Praxis im betriebswirtschaftlichen Teil gut aufgestellt ist – stimmen die Arbeitsabläufe? Sind eine zeitnahe Abrechnung, Verbuchung und Kontrolle sichergestellt? Was muss ich selbst machen, was kann ich delegieren? Liegen aussagekräftige Auswertungen vor, die mich jederzeit über den wirtschaftlichen Stand meiner Praxis und meines Privatbereichs informieren? Hier kann sich der Arzt oder Zahnarzt durch Experten beraten lassen, welche neuen Möglichkeiten sich z.B. durch die Digitalisierung ergeben haben und ggf. die Abläufe in der Praxis optimieren. In diesem Fall wäre die Verfahrensdokumentation gleichzeitig die Dokumentation des betriebswirtschaftlichen Qualitätsmanagements, das dem Arzt oder Zahnarzt die Sicherheit vermittelt, auch die wirtschaftlichen Abläufe seiner Praxis im Griff zu haben.

Diesem Ansatz entsprechend bieten wir drei Lösungen zum Thema Verfahrensdokumentation an:

Die ad-hoc-Lösung: Die Betriebsprüfungsanordnung liegt auf dem Tisch, der Prüfer fordert eine Verfahrensdokumentation an. Nutzen Sie unser Know-How, um in einer kurzen Zeitspanne zumindest eine rudimentäre Verfahrensdokumentation vorlegen zu können, soweit dies in einem begrenzten Zeitraum von z.B. 14 Tagen möglich ist. Greifen Sie dabei auf unsere Checklisten und Datensammlungen zurück. Diese Lösung dient allein der Schadensbegrenzung.

Die status-quo-Lösung: Ohne Zeitdruck erstellen wir für Sie eine Dokumentation der aktuellen Verfahrensabläufe, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Zusätzlich geben wir Ihnen eine Einschätzung, ob und ggf. welche Optimierungsmöglichkeiten aus unserer Sicht für Ihre Praxis bestehen.

Die Optimierungslösung: Nach einer Bestandsaufnahme der aktuellen Verfahrensabläufe stellen wir Ihnen unsere Empfehlungen zur Optimierung Ihrer betriebswirtschaftlichen Praxisorganisation vor und unterstützen Sie bei der Umsetzung. Dabei berücksichtigen wir den von Ihnen gewünschten Grad der Digitalisierung, von so weit wie möglich analog bis nahezu vollkommen digital. Am Ende steht Ihnen ein optimierter Ablauf inklusive einer Verfahrensdokumentation zu Verfügung, der den Ansprüchen eines Qualitätsmanagements entspricht. Im Idealfall genießen Sie mehr Sicherheit in den Abläufen bei gleichzeitig geringerem eigenen Zeiteinsatz und einem besseren Überblick.

Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine Mail, damit wir die für Sie beste Lösung finden können.

 

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    Vedaplan bietet Ihnen spezialisierte Beratung und ggf. laufende Betreuung im Bereich des Datenschutzes und der Verfahrensdokumentation. Wir haben uns auf die Beratung von Ärzten und Zahnärzten in Einzelpraxen und Gemeinschaften mit bis zu 25 Mitarbeitern spezialisiert. Dabei geht es uns darum, nicht nur die rechtlichen Anforderung zu erfüllen, sondern diese möglichst in einen wirtschaftlichen Vorteil für Ihr Unternehmen zu verwandeln.
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